Microsoft Office Excel - Uvoz besedilne datoteke s podatki podatkovne baze v Excel

Uvoz besedilne datoteke s podatki podatkovne baze v Excel

Velikokrat se nam zgodi, da želimo neko bazo podatkov oz. samo tabelo iz nekega programa uporabiti v drugem programu. Takšne tabele ne moremo samo odpreti v drugem programu, temveč jo moramo prvo izvoziti, potem pa uvoziti v želen program. Če tega ne storimo, se lahko zgodi, da tabele sploh ne bomo mogli odpreti ali pa bo njena oblika ali celo podatki popačena. Tukaj si bomo pogledali, kako uvozimo besedilno datoteko s podatki neke tabele in jo v nekaj kratkih korakih oblikovali tako, kot če bi jo na novo ustvarili v Excelu.

 

Odpremo nov Excelov dokument. Kliknemo zavihek Podatki in na področju Pridobi zunanje podatke izberemo Iz besedila.

 

Excel_Uvoz_besedilne_datoteke_1

 

Odpre se nam pogovorno okno, v katerem izberemo datoteko, ki jo želimo uvoziti. Uporabili bomo besedilno datoteko, ki smo jo ustvarili pri izvozu podatkov tabele iz Accessa. Kliknemo Uvozi.

 

Excel_Uvoz_besedilne_datoteke_2

 

Odpre se Čarovnik za uvoz besedila. V predogledu vidimo, da so v prvi vrstici glave stolpcev, nadaljnje vrstice pa so naši podatki.  Kot vrsto datoteke izberemo Razmejeno, ker želimo Excelu povedati, da želimo, da loči polja med seboj tam, kjer se pojavi nek znak (v našem primeru podpičje). Določimo še, da naj začne z uvozom pri vrstici 1, ker želimo, da Excel prikaže tudi glave stolpcev. Kliknemo naprej.

 

Excel_Uvoz_besedilne_datoteke_3

 

Sedaj določimo, katera ločila ločujejo polja. V našem primeru so to podpičja, zato med možnostmi obkljukamo Podpičje. Opazimo, da Čarovnik za uvoz besedila spremeni naš predogled tako, da oblikuje polja glede na položaj podpičij. Kliknemo Naprej.

 

V naslednjem koraku imamo možnost za vsako polje določiti obliko podatkov. Naša tabela vsebuje besedilo in datum. Excel privzame obliko Splošno in tako sam zazna, kaj je število, kaj besedilo, kaj datum. Za vsak stolpec lahko sami določimo obliko tako, da kliknemo želeni stolpec in na levi strani izberemo želeno obliko. Lahko pa pustimo privzeto obliko in kliknemo Dokončaj (op. oba načina bosta vrnila isti rezultat).

 

Excel nas v novem pogovornem oknu vpraša, kam naj uvozi naše podatke. Na izbiro imamo, da jih uvozi na obstoječ delovni list ali pa na novega. Mi bomo izbrali na obstoječega, ker smo začeli delati  s praznim dokumentom in praznimi delovnimi listi. Kliknemo V redu.

 

Excel_Uvoz_besedilne_datoteke_4

 

Excel razporedi naše podatke v tabelo. Opazimo, da je postavitev takšna kot je bila v izvorni Accessovi tabeli, vendar nas pa moti stolpec, ki hrani datum, kdaj je tečajnik opravil tečaj (Datum_opravljanja_tecaja). Ob izvozu Access zraven datuma dopiše tudi uro. Ker ne želimo podatka o uri, bomo oblikovali stolpec Datum_opravljanja_tecaja tako, da bo izpisan samo datum.

 

Excel_Uvoz_besedilne_datoteke_5

 

Označimo stolpec Datum_opravljanja_tecaja (v našem primeru je to stolpec H). Z desnim miškinim klikom kliknemo nanj in izberemo Oblikuj celice. Pojavi se novo okno, kjer lahko določimo vse od oblike podatkov v izbranih celicah do barve celic.

 

Excel_Uvoz_besedilne_datoteke_6

 

Na zavihku Številke izberemo zvrst Datum. Na desni strani se nam pokažejo vrste zapise datuma. Izberemo želeno vrsto in kliknemo V redu.

 

Excel_Uvoz_besedilne_datoteke_7

 

Excel je pretvoril vrsto datuma v izbrano. Uvoz podatkov je s tem končan. Na tej točki lahko po želji oblikujete svojo.

 

Uvažanje datotek s podatki iz neke podatkovne baze je uporabno opravilo, ki se ga v marsikaterem podjetju velikokrat poslužujejo. Za primer vzemimo, da ima podjetje v Accessu izdelano bazo artiklov, v kateri beležijo prodano količino artiklov in količino artiklov na zalogi. Sedaj pa želijo te količine prikazati grafično, za kar potrebujejo Excelova orodja. Ponovno ročno vnašanje vseh podatkov bi bilo neracionalno in zamudno. Rešitev je v izvozu podatkovne baze v besedilno datoteko in uvozu le-te.

 

Uvažanje datotek lahko podrobneje spoznate na naših Excel računalniških tečajih.

 

Racunalniski_tecaji_Excel_tecaji_gumb