Za primer vzemimo, da ste vodja projektov v podjetju 'Kuhinje po meri'. Ker se je obseg dela povečal, ste se v vodstvu odločili, da si boste pomagali z izvrstnim orodjem za delo s projekti, torej z MS Project-om. Vaša želja je, da bi z njegovo pomočjo lažje razporejali sredstva in s tem bili še bolj konkurenčni na trgu, poleg tega pa si želite tudi bolje ustreči vašim strankam. Vzemimo za primer, da delo v podjetju poteka takole:

Najprej se komercialist poveže s potencialno stranko, kateri predstavi ponudbo podjetja. Ko se stranka odloči za kuhinjo po meri, se sklene pogodba, katero zopet pripravi komercialist. V podjetju imamo zaenkrat enega komercialista, kar trenutno zadostuje našim potrebam. V projektnem načrtu ne bomo upoštevali delo komercialista, vse dokler ni sklenjenega posla.

Zdaj pride na vrsto izmera kuhinje pri stranki. Tukaj v vlogi merilca nastopi kar eden izmed montažerjev - in predpostavljajmo, da naše podjetje nima človeka, ki bi delal le meritve pri strankah, imamo pa zaposlene tri montažerje. Ko je kuhinja izmerjena, se podatki pošljejo arhitektoma. V podjetju imamo dva arhitekta, vsakega s svojim slogom dizajniranja. Ta dva arhitekta bosta pripravila vsaj štiri do šest načrtov, med katerimi se bo stranka lahko odločila. Spet pride na vrsto komercialist, ki načrte predstavi stranki in ji svetuje. Ko se stranka odloči za svojo kuhinjo, se prične proizvodnja. Za primer vzemimo, da se 1 kuhinjski element v povprečju izdeluje dve uri. To moramo upoštevati, saj imajo stranke različne želje, različne velikosti kuhinj itd. - skratka, navadno nista niti dve kuhinji enaki. Medtem, ko v naši proizvodnji teče izdelava kuhinje za stranko, pa naši zunanji izvajalci že pripravljajo prostor pri stranki: odmik oziroma odvoz starega pohištva, beljenje, priprava prostora itd. Upoštevamo, da zunanji izvajalci potrebujejo približno teden dni, da opravijo svoje delo. Pri načrtu pa moramo upoštevati tudi to, da ne želimo zamikov pri stranki, torej želimo, da je proizvodnja elementov končana vsaj isti dan, kot podizvajalec opravi pripravo prostora; še boljše pa je, če so le-ti narejeni prej. Ko je vse to opravljeno, sledi montaža nove kuhinje ter zaključek posla.

Ker se to zaporedje stalno ponavlja, smo se odločili, da bomo izdelali predlogo, ter vsak posel posebej vgradili v glavni projekt, ki nam bo pokazal možne težave, odstopanja in podobno.

Pa začnimo. Najprej v MS Project-u pripravimo osnovni projekt, ki na primer izgleda takole:

Projekt shranimo, lahko tudi kot predlogo, brez težav pa ga lahko shranimo kot čisto navaden projekt. Sam sem ga shranil pod imenom 'Kuhinje po meri.mpp'. Pri shranjevanju bodite zelo pozorni na različico, v kateri shranjujete, saj je med različico 2007 ali starejšimi, ter različico 2010 kar nekaj razlik. Sam sem uporabil različico 'MS Project 2010'. Zdaj lahko odpremo nov projekt in ga kar takoj shranimo kot recimo 'Projekt Kuhinje 2012' v našo mapo. To bo naš projekt, v katerem bomo vodili in združevali vse druge projekte za leto 2012. Ta korak sicer ni nujen, bomo pa tako ločili projekte po letih. Priporočljivo je, da nastavimo koledar, ter prekopiramo naše vire z vsemi lastnostmi v nov projekt, razen če ne uporabljamo Project Server-ja.

Zdaj lahko le še čakamo na komercialista, da za ta nov posel prinese prvo pogodbo, ki je sedaj vodena v MS Project-u. Pogodbo takoj vnesemo v projekt, in sicer pod imenom 'Pogodba št. 2012/05 na ime Janko Novak'. Zdaj odprimo našo predlogo 'Kuhinje po meri.mpp' - v primeru, da smo jo shranili kot predlogo, ali odprimo projekt kot običajen projekt. Odprimo še projekt 'Kuhinje po meri 2012.mpp'.

Vsa opravila iz projekta 'Kuhinje po meri.mpp' bomo kopirali v projekt 'Kuhinje po meri 2012.mpp'. To storite z običajnim postopkom kopiranja in lepljenja. Pri tem pazimo na krovno opravilo, ter na zamike nivojev opravil. Navadno je po lepljenju potrebno zamike popraviti, zato moramo biti na to še posebej pozorni. Zdaj v tem projektu (Kuhinje po meri 2012.mpp) spremenimo vse, kar je potrebno spremeniti, predvsem pa roke in ga shranimo. Preverimo tudi morebitne spremembe pri virih, spremenimo pa tudi ime glavnemu nadopravilu. Najboljše ime v tem trenutku je recimo 'Janko Novak, pogodba 2012/05'.

Za zdaj je vse v redu. Noben izmed virov ni preobremenjen, projekt začne teči na datum, ki smo ga določili, lahko pa ga po želji tudi spremenimo. Razdelimo naloge svojim sodelavcem in si privoščimo odmor. No, veselja je kmalu konec, saj nas komercialist kmalu po kosilu preseneti z dvema novima pogodbama. Hitro bomo ugotovili, da se je naše delo vodje projekta šele začelo in da bodo naši odmori vse prej kot dolgi. Zato se vrnemo v pisarno in pregledamo nastalo situacijo. Ugotovimo, da nas na mizi (ali pa v e-poštnem predalu) čakata dve pogodbi, in sicer prva s številko 2012/06 na go. Metko Slivnik in druga s številko 2012/07 na g. Mihaela Čučka.

Kaj bomo torej storili? Najprej bomo naredili dve kopiji obstoječega projekta, in sicer kar eno pod drugo. Spet moramo biti pazljivi na zamike, saj Project vsa opravila zamakne za nivo nižje. Naš cilj pa je tudi ta, da po tem, ko glavno nadopravilo pogodbe zapremo, vidimo le palico pogodbe na Ganttovem diagramu. To lahko vidimo na spodnji sliki:

Zdaj se je naše delo šele dobro začelo. Če razširimo vse pogodbe, ugotovimo, da imamo veliko preobremenitev:

Ko si ogledamo list virov, ugotovimo, da so preobremenjeni vsi obstoječi viri. Na voljo imamo dve možnosti. Lahko potrojimo delovno silo, kar bi prineslo dodatne stroške v podjetju, ali pa prerazporedimo obstoječe vire tako, da bodo vsi trije posli končani v dogovorjenih rokih, kar pa je trenutno boljša možnost. Za nove sodelavce bo tako še čas.

Tako se lotimo standardne metode razbremenitve sredstev, ki poteka tako, da pogled razdelimo v dva okna ter razbremenimo vire. Pri tem moramo paziti še na to, da bodo projekti končani v dogovorjenih rokih. Seveda bomo pri tem zaobšli MS Project-ovo samodejno razporejanje, a se bodo še vseeno bistvene povezave med opravili ohranile, MS Project pa bo vseeno razporedil opravila po datumih, kjer bo to mogoče.

V MS Project-u 2010 pa si lahko pomagamo še z novim pogledom, t.i. Skupinskim načrtovalnikom, kateri je prav priročen za tovrstno delo. Izgleda takole:

Pogled 'Skupinsko načrtovanje' je zelo pregleden in, kar je najboljše, precej olajša načrtovanje takih 'več-pogodbenih' projektov. Ploščice, ki predstavljajo posamezna opravila, enostavno primemo in jih nesemo na čas, kateri je prvi možen, da se opravilo začne. Project bo povezana opravila samodejno razporedil. Prav tako lahko pogled povečamo, zato da vidimo posamezne ure v dnevu, ter tako krajša opravila razporedimo tudi po urah. Časovna merila se nastavljajo na isti način kot v ostalih pogledih, ki jih poznamo v MS Project-u.

Zdaj, ko smo vsa sredstva prerazporedili in tako nimamo več nobenih preobremenitev, lahko ugotovimo, da bomo prvo kuhinjo pri gospodu Janku Novaku končali 22.2.2012, naslednjo dne 2.3.2012 pri gospe Metki Slivnik, ter zadnjo 9.3.2012 pri gospodu Mihaelu Čučku. Razlika med posameznimi posli je tako le teden dni, kar je znotraj naših pričakovanj in zmožnosti.

Če bi nam zdaj komercialist postregel z novo pogodbo, bi jo le dodali, kot smo to storili z drugo in tretjo pogodbo, obenem pa bi razbremenili vire. Kako bomo rokovali s končanimi projekti, torej s pogodbami, ki smo jih zaključili, je popolnoma naša odločitev. Lahko jih pustimo v projektu, lahko jih izbrišemo, lahko pa jih prenesemo v nove projektne datoteke in jih shranimo posebej.

Če še niste vešči uporabe MS Project-a - ali katerega drugega programskega orodja, vas vljudno vabimo na katerega izmed naših tečajev, ki so lahko tudi prilagojeni vašim potrebam.